Účtovník hrá kľúčovú úlohu pri vašom podnikaní. Okrem spravovania účtovníctva zodpovedá aj za dodržiavanie platných noriem a zákonov. Osoba, ktorá vedie účtovníctvo, má pod dohľadom daňové zákony a ich prípadné zavedenie do života Vašej firmy. Správne zvolený účtovník môže mať na starosti optimalizáciu finančných tokov a zabezpečenie efektívneho fungovania spoločnosti z finančného hľadiska. Poskytuje odborné poradenstvo a pokrýva komunikáciu s príslušnými inštitúciami.
Dôvodov, prečo podnikatelia a firmy menia účtovníka, býva viacero. Veľakrát je príčinou na výmenu účtovníka ich kombinácia a nespokojnosť vyústi k rozhodnutiu o ukončení spolupráce s interným účtovníkom a nahradením účtovníckou firmou.
Najčastejšie dôvody na zmenu účtovníka
Medzi najčastejšie príčiny nespokojnosti s účtovníckou firmou môžeme zaradiť tieto:
- nedostatočná komunikácia a nedodržiavanie dohodnutých termínov,
- účtovník nie je aktívny pri hľadaní riešení,
- účtovník poskytuje neodborné rady, nemá dostatočné skúsenosti a tým majú jeho rady negatívny dopad na financie,
- pomer cena / výkon nie je optimálny,
- účtovník je v naliehavých prípadoch nedostupný,
- spoločnosť sa rozrástla a účtovník nie je schopný komplexne riešiť záležitosti v požadovanom
Jedným z podnetov na výmenu účtovníka môže byť aj potreba prínosu inovatívnych riešení. Dlhodobé vedenie účtovníctva jednou osobou sa môže zdať vedeniu podniku stereotypné a zmenou účtovníka sa očakáva zefektívnenie cash-flow a prínos kreatívnych nápadov.
Zmena účtovnej firmy
Najideálnejší čas na zmenu účtovnej firmy je na začiatku účtovného obdobia, teda začiatku roka. Nový účtovník nadviaže na výstupy k prvému dňu nového účtovného obdobia. Skúsený účtovník však nemá problém s prevzatím účtovníctva kedykoľvek počas účtovného obdobia.
Predtým, ako dôjde k zmene súčasného účtovníka / účtovníčky, je potrebné zvážiť niekoľko faktorov. Ak s ním máte v pláne úplne ukončiť spoluprácu, odporúča sa detailne sa oboznámiť s účtovnou agendou a stavom účtovníctva. Okrem iného si pozrite a oboznámte sa:
- detailne s rozsahom súčasnej vykonávanej práce, resp. poskytovaných účtovných služieb,
- s podkladmi obsiahnutých v účtovnej aj v mzdovej agende,
- s nastavením v systémov, aby do budúcna nedošlo k žiadnym únikom činností.
Systémové nastavenie je dôležité aj pre prenos údajov zo systému pôvodného účtovníka do systému novej spoločnosti. Pri zmene účtovnej spoločnosti možno zmeniť aj účtovný program. Skúsený a profesionálny tím by s prenosom dát z predchádzajúceho do nového softvéru nemal mať problém.
Odovzdávací protokol a odovzdanie agendy
Ak už ste sa rozhodli pre zmenu účtovníka, odporúča sa s pôvodným spísať odovzdávací protokol o odovzdávanej agende. S protokolom by vám mohol pomôcť pripraviť váš nový účtovník, ktorý presne zadefinuje, aké údaje bude potrebovať, aby bol schopný nadviazať na váš súčasný účtovný stav.
Protokol by mohol obsahovať:
- hlavnú knihu, otvorené položky (saldokonto) záväzkov a pohľadávok k dátumu odovzdávania dokumentov, evidenciu hmotného majetku
- predchádzajúce daňové priznania ku všetkým daňovým povinnostiam
- súpis o odovzdávaných účtovných dokladoch a to či už originálov, alebo kópií
Spory týkajúce sa vyrovnania záväzkov po pôvodnom účtovníkovi
Je veľmi pravdepodobné, že sa pri zmene účtovnej firmy stretnete aj s nepríjemnosťami. Existujú však možnosti, vďaka ktorým bude prechod plynulejším. Najbežnejším problémom je spor o poplatky, ktoré by vyplynuli z chybnej práce predchádzajúceho účtovníka. Ide o pokuty za rôzne daňové povinnosti nepodané v lehote. Dohodnutie kompromisu s dotknutou stranou je vždy najjednoduchším riešením a jednoznačne aj cestou, ako sa vyhnúť zdĺhavému a finančne náročnému právnemu riešeniu.
Nadviazanie spolupráce s novým účtovníkom
Za predpokladu, že váš bývalý účtovník so všetkým súhlasil a spolupracoval, je ten správny čas, aby ste odovzdali agendu novej účtovnej firme, účtovníkovi. Spíšte si s ním vaše požiadavky, a čo od neho očakávate a termíny. Dohodnite si proces spolupráce a pre prípad potreby doplnenia ďalších informácií si samozrejme nechajte kontakt aj na pôvodného účtovníka. Často sa stáva, že nový účtovník pripraví vstupný dotazník, do ktorého si poznačí (alebo mu spíšete) dôležité doplňujúce informácie o vašej spoločnosti. Skúsený a profesionálny účtovník si vytvorí obraz o spoločnosti z odovzdaných materiálov sám, v každom prípade informácie odovzdané osobne tento profil dotvoria.
Profesionálny servis LUCRA team
Zmena účtovnej firmy je náročný proces. Môže s ňou byť spojená aj zmena účtovného softvéru alebo výmena účtovnej firmy v priebehu roka. Nový účtovník môže tiež odhaliť účtovné nedostatky, o ktorých ste doteraz ani netušili.
LUCRA team, spol. s r.o. vedie účtovníctvo a personálnu agendu a poskytuje špičkový servis 27 rokov. Náš skúsený tím vám ochotne poskytne podporu a poradenstvo, ktoré potrebujete pri výmene účtovníckej firmy. Individuálny prístup a neštandardné požiadavky sú pre nás výzvou. Budeme radi, ak nás v procese výberu účtovníka oslovíte. Dohodnite si, prosím, bezplatnú konzultáciu – tešíme sa na stretnutie s vami!
Uvažujete o zmene účtovníka?
